UTEC incorporates the electronic file

Desde el 1° de octubre la Universidad Tecnológica está habilitada para crear expedientes en formato digital. Antes lo habitual era tener carpetas y papeles que ocupaban lugar para manejar los expedientes legales, de compras y capital humano. Ahora UTEC se encamina a eliminar estos papeles y tiene firmas que acreditan cada paso.

“El cambio nos brinda transparencia y nos exige más profesionalidad en cada paso que se da. Los documentos no se pueden modificar una vez que entran al sistema y tienen la ventaja de que nada se pierde ni se rompe. Además, permite la interoperabilidad con otros organismos y tampoco se pierde tiempo si hay que enviarlo a otro lado. Todo está ahí. Es un cambio de cabeza dejar el papel ”, dijo la asesora legal de UTEC, Sofia Nopitsch, quien lidera el proyecto de implementación del expediente electrónico en la Universidad.

Desde UTEC el equipo identificó que el expediente electrónico era una necesidad para “potenciar la transparencia y optimizar tiempos” en una institución joven que busca responder con agilidad, agregó Nopitsch.

Este avance involucra a los equipos de trabajo de UTEC y de la Agencia de Gobierno Electrónico, Agesic. El vínculo tiene sus orígenes en el convenio firmado en marzo de 2019 cuando estas instituciones comenzaron a trabajar juntas en la implementación de un sistema de expediente electrónico.

El sistema que utiliza UTEC es Apia Documentum, el mismo que usan la mayor parte de los organismos del Estado que ya usan expediente electrónico, algo que facilita el vínculo entre las instituciones.

El comienzo del cambio: compras y capital humano

El trabajo empezó en el área de compras (expedientes de concurso de precios) y de capital humano (expedientes de concursos públicos). En 2021, UTEC capacitó a su equipo para poder realizar este cambio. Se prevé en 2022 extender la capacitación y también la implementación del expediente electrónico a otras áreas de la Universidad.

Licitaciones, llamados a concurso, compras, la transparencia en instituciones públicas es clave y los expedientes son la evidencia del paso a paso de cada procedimiento y decisión importante para UTEC. Es que toda actuación administrativa debe estar respaldada por un expediente que, en orden cronológico, sustente la decisión final tomada.